Privacy Policy / Cookies

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (523/1999, 10 §:n ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (679/2016, Art. 12) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 20.10.2023.

Päivitetty

Rekisterinpitäjä

XD Solutions (XD Investment Oy:n aputoiminimi)

Hatanpään valtatie 30

33100 Tampere

Finland

Y-tunnus 2512033-2

Yhteyshenkilö

Ville Hietikko

ville.hietikko@xdsolutions.fi

+358 40 526 2899

Rekisterin nimi

XD Solutions:in yleinen asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on palvelusopimus, jossa rekisteröity on osapuolena tai rekisteröidyn antama suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).

Tietoja käytetään sopimuspohjaisten asiakassuhteiden ja yhteydenottojen hoitamiseen; palveluiden ja tuotteiden tuottamiseen, toimittamiseen ja kehittämiseen; suoramarkkinointiin sekä muihin markkinoinnillisiin tarkoituksiin; tilastollisiin tarkoituksiin; liiketapahtumien todentamiseksi; koulutuksellisiin ja asiakaspalvelullisiin tarkoituksiin; sekä palveluiden ja tuotteiden laskuttamiseen ja saatavien valvontaan.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekisteröidystä henkilö-, sopimus-, liittymä- ja reskontratiedot.

Rekisteröidyistä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Asiakkaana olevan tai aiemmin asiakkaana olleen henkilön tai yrityksen yhteyshenkilön perustiedot: nimi, nimihistoria, henkilötunnus, yhteystiedot, asiointikieli, kansalaisuus, arvo tai ammatti, rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten:

asiakasnumero, asiakastyyppi, asuinrakennuksen tyyppi, tilatut tuotteet/palvelut, tilaushistoria, laskutus- ja perintätiedot, markkinointitiedot ja asiakastapahtumatiedot

Mahdolliset asiakkaan antamat muut tiedot
Tiedot suoramarkkinointiluvista ja –kielloista
Palveluiden estotiedot
Puheluiden teletunnistetiedot
Puhelutallenteet asiakaspalvelutilanteissa

Rekisteriin kerättyä tietoa säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin ja yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään tuotteen tai palvelun tilauksen yhteydessä, palvelua käytettäessä tai muutoin rekisterinpitäjän omassa toiminnassa taikka rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan saada luovutuksena tai päivittää muista luotettavista tietolähteistä, esimerkiksi Postin ja Asiakastiedon ylläpitämistä rekistereistä.

Tietojen säännönmukainen luovutus ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille taikka liiketoimintakaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

XD Solutions säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa.

Digitaalisten rekisterien käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisteriin liittyvät tietokannat on suojattu palomuurein ja muiden tarpeellisiksi katsottujen teknisten keinojen avulla.

Paperiaineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, jonne pääsy on rajoitettu ja joka on suojattu teknisten keinojen avulla.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilökunta on koulutettu asian mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja saada henkilötietojen rekisteriote kerran kalenterivuoden aikana korvauksetta.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla tai vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla yllä mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Rekisteröidyn pyynnöstä samalla voidaan antaa tieto rekisterin säännönmukaisista tietolähteistä sekä siitä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja kenelle tai mihin rekisteröityä koskevia henkilötietoja säännönmukaisesti luovutetaan.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuojaasetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä oleva tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä, jos tieto on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla tai vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla yllä mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Lisäksi tietoja voidaan päivittää oma-aloitteisesti ja poistaa vanhentuneet tiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odottaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteen rekisteröidyn perusteet

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut XD Solutions:lle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Valittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.